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Scannen

Die Geräte scannen sehr schnell und erfassen beidseitige Vorlagen in einem einzigen Durchgang. Auch zum Scannen müssen Sie sich mit dem blauen Chip anmelden.

Wohin kann gescannt werden?​

ZielWann sinnvoll
Scan to E-MailDer Normalfall: Sie schicken das Dokument an Ihre dienstliche Adresse.
Scan to USBWenn Sie die Datei direkt mitnehmen möchten, Stick vorne einstecken.
Touchscreen im Menü Senden, Registerkarte Ziel mit Adressbuch, Vorige Ziele und der Schaltfläche AnMchSend (E-Mail)
Die Registerkarte „Ziel“ im Menü „Senden“. Über „AnMchSend (E-Mail)“ geht der Scan an die eigene Adresse, über „Adressbuch“ an ein hinterlegtes Ziel.

Scan an die eigene E-Mail-Adresse​

  1. Anmelden und Vorlage einlegen (Vorlageneinzug oder Vorlagenglas).
  2. Auf dem Startbildschirm Senden antippen.
  3. Ziel wählen: An mich selbst / eigene Adresse, oder die Adresse über Adressbuch bzw. Adresseingabe auswählen.
  4. Einstellungen prüfen (Format, Farbe, beidseitig, siehe unten).
  5. Start drücken.
Erst prüfen, dann senden

Über die Vorschau am Display sehen Sie vor dem Senden, ob alle Seiten richtig herum und vollständig erfasst wurden. Das spart den zweiten Anlauf.

Scan auf einen USB-Stick​

  1. Stick vorne in den USB-Anschluss stecken und kurz warten.
  2. USB-Laufwerk → Datei speichern wählen.
  3. Einstellungen prüfen und Start drücken.
  4. Vor dem Abziehen den Stick über Speichermedium entfernen abmelden, sonst kann die Datei beschädigt werden.
Touchscreen im Menü USB-Laufwerk mit den Schaltflächen DateiSpei, Drucken, Löschen, NeuerOrdner, USB entfern. und Vorschau
Das Menü „USB-Laufwerk“: „DateiSpei“ speichert den Scan auf den Stick, „USB entfern.“ meldet ihn vor dem Abziehen ab.
Personenbezogene Daten gehören nicht auf private Sticks

Zeugnisse, Klassenarbeiten, Förderpläne und alles andere mit personenbezogenen Daten bitte nicht auf private USB-Sticks und nicht an private E-Mail-Adressen scannen. Wo solche Daten hingehören, steht unter Daten sicher speichern.

Die wichtigsten Scan-Einstellungen​

Die gängigsten Einstellungen liegen auf der Registerkarte Basis:

Touchscreen im Menü Senden, Registerkarte Basis mit Farbauswahl schwarz/weiß, Scanauflösung 300x300 dpi, Helligkeit, 1-seitig und Dateiformat PDF
Die Registerkarte „Basis“ im Menü „Senden“ mit Farbauswahl, Scanauflösung, Helligkeit, ein- oder beidseitig und Dateiformat.

Vorlagenformat, Duplex, Dateiformat und Datei-Trennung finden Sie außerdem unter Orig./Senddatenformat:

Touchscreen im Menü Senden, Registerkarte Orig./Senddatenformat mit Originalformat, 2-seitig/Buchoriginal, Dateiformat PDF und Dateitrennung
Unter „Orig./Senddatenformat“ stellen Sie Originalformat, beidseitige Vorlagen, Sendeformat, Dateiformat und Dateitrennung ein.
EinstellungEmpfehlung
DateiformatPDF für Dokumente, JPEG für einzelne Fotos, PDF/A für die Archivierung
Auflösung200 dpi für reinen Text, 300 dpi als guter Standard, 600 dpi nur für feine Vorlagen
FarbauswahlSchwarzweiß für Text, Graustufen für Fotos in s/w, Vollfarbe nur wenn nötig
Duplexbeidseitige Vorlagen in einem Durchgang erfassen
Vorlagenformatnormalerweise Automatisch; bei gemischten Größen Vorlagen unterschiedlicher Größe
Dateinamesprechend benennen, dann finden Sie den Scan später wieder
Datei-Trennunglegt für jede Seite eine eigene Datei an, praktisch bei Stapeln einzelner Dokumente
Helligkeiterhöhen, wenn die Vorlage blass ist; senken bei grauem Hintergrund
Randlöschungentfernt schwarze Ränder, etwa bei Buchseiten

Mögliche Ausgabeformate sind PDF, PDF/A, verschlüsseltes PDF, JPEG, TIFF und XPS.

Durchsuchbares PDF

Manche Geräte können per Texterkennung (OCR) ein durchsuchbares PDF erzeugen. Sie können darin dann nach Wörtern suchen und Text kopieren. Ob Ihr Gerät das kann, sehen Sie in der Formatauswahl; die Funktion ist Zubehör und nicht überall vorhanden.

Wenn die Datei zu groß ist​

E-Mail-Anhänge sind in der Größe begrenzt. Ein 40-seitiger Farbscan mit 600 dpi sprengt dieses Limit schnell. Diese Stellschrauben helfen:

  1. Auflösung senken: 200 oder 300 dpi statt 600 dpi.
  2. Schwarzweiß statt Farbe wählen, das ist meist der größte Effekt.
  3. Hochkomprimiertes PDF verwenden, falls angeboten.
  4. Datei-Trennung nutzen und den Stapel in mehreren Mails schicken.
  5. Sehr große Dokumente lieber auf einen USB-Stick scannen statt per Mail.

Der Scan kommt nicht an​

  • Adresse falsch: Tippfehler bei der manuellen Adresseingabe sind die häufigste Ursache.
  • Zu groß: Der Mailserver hat den Anhang abgewiesen, Dateigröße wie oben reduzieren.
  • Spam-Ordner: Scans landen gelegentlich im Junk-Ordner. Bitte dort nachsehen.
  • Fehlermeldung am Display: Notieren Sie den genauen Wortlaut.

Bleibt der Scan verschwunden, erstellen Sie bitte ein Ticket mit Schule, Standort des Geräts, Ziel-E-Mail-Adresse und Uhrzeit des Scanvorgangs.